職位分析說明書
網名：煙花過后 服務中心：河北省唐山電大 專業批次：201109公共事業管理
職位名稱 |
辦公室主任 |
所屬行業 |
醫療服務 |
工作日程 |
8點－12點 |
注：因辦公室臨時性工作較多，無法逐一列出，以下為每天固定不變的工作。 每天早晨提前半小時到辦公室，帶領工作人員打掃院長辦公室、會議室、會客廳衛生。然后梳理昨天因特殊原因未完成的工作和今天的重點工作，以便合理安排和分工。提醒院長暫未完成的事宜，按時參加各種會議。 8:00行政交班會準時開始，主持會議并記錄，各行政科室輪流匯報工作，發現問題會后督促落實。會議大概持續40分鐘。 會議結束后安排負責文件的人員收發政府網文件，仔細閱讀分類后簽發至各主管院長及相關科室，全程監督文件的承辦落實。 向院長匯報今天的工作安排，詢問是否有臨時檢查、會議等活動，進行工作部署。如遇政府或上級主管部門召開會議，負責文字材料的編寫并陪同領導參會。如遇檢查則全程陪同并介紹工作情況，結束后安排檢查人員休息、就餐。 安排負責宣傳的人員對宣傳板、電子屏等設施內容及時更新，發布當天重要通知及重點工作安排。 寫工作日志、計劃及上報的材料（每天都要完成） |
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12點－18點 |
12點下班午餐后休息至14點。 上班后先進行上午未完成的工作，上午工作全部完成后如無特殊情況就閱讀當天的各種報紙（各種黨報、人民日報、健康報、工人報、經濟日報、唐山勞動日報等）。 閱讀完報紙堅持寫一篇讀書筆記。 上網收轉電子郵件，協調醫教科、護理部等科室處理相關工作。 每周二下午15點全院行政查房，對存在問題記錄并督促落實。 每周五下午15點全院中層干部例會，負責會場布置、會議通知、會議記錄等工作。 |
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18點－24點 |
私人時間（如遇加班、應酬等特殊情況，時間另行安排。） | ||
職位要求 |
辦公室處于承上啟下的地位，是聯結領導和基層的橋梁，協調各有關部門關系的紐帶，保持醫院工作正常運轉的中樞，在日常工作中具有十分重要的作用。辦公室主任崗位職責實踐表明，上級的各項決策能否在基層不折不扣地得到貫徹落實，后勤工作是否保障有力，職工文化生活開展的是否有聲有色，很大程度上取決于有沒有一個合格、稱職的辦公室主任，更進一步就是辦公室主任崗位職責的履行程度。 一、辦公室主任的基本職能 概括的講，辦公室主任的主要職能就是服務，為領導的科學決策和決策的正確執行服務。其基本職能有四項，即參謀職能、承辦職能、管理職能和協調職能。 1．參謀職能。辦公室主任的參謀職能大多的圍繞領導決策進行的。主要表現在：第一，在決策形成過程中，在幫助領導全面了解基層情況、確定工作方向和重點、范圍及程度上發揮參謀作用。第二，在決策實施過程中，在幫助領導及時了解工作進展情況、審時度勢、強化控制上發揮參謀作用。第三，在決策實施過程結束后，在幫助領導正確總結經驗、進行新的決策活動上發揮參謀作用。 2．承辦職能。辦公室主任的承辦職能大致來自三個方面。一是來自上級部門的。主要是指上級領導部門交付的事項，如工作調研、信息反饋、工作總結等，需要認真對待，按期完成。二是來自站領導的。對于站班子的決策，辦公室主任要帶領工作人員不折不扣地去落實，負有領導、組織、指揮和管理的責任是第一責任人。三是來自站內各科室和班組的。站內職工需辦理有關事項或對站內的意見建議，按程序應先和辦公室取得聯系，這就需要辦公室主任根據實際情況去處理。總之，辦公室主任對所負責的事項要高度負責。一絲不茍，一辦到底，落到實處。 3．管理職能。管理職能主要是針對辦公室內部而言，集中體現在以下三個方面。一是文書管理。盡管站內文件并不太多，但圍繞著公文的處理與保管而需要進行的撰稿、校對、印制、收發登記、立卷、歸檔等環節是必不可少的。辦公室主任負責對文書工作統一領導，統一組織安排，負責督促、檢查，把好質量關，防止濫抄亂送和形式主義。二是事務管理。辦公室作為站內事務性辦事機構，辦公室主任作為這個機構的負責人，應該說是事無巨細，都要認真操辦。如會議安排、領導用車、對處接待、辦公用具以及為站內職工提供生活服務的有關事項。使辦公室真正成不站內工作的樞紐。 4．協調職能。辦公室主任履行協調職能，主要是抓好縱向協調、橫向協調和內部協調。所謂縱向協調，即指致辭力于上下級之間關系流融洽，上令下行，下情上曉，上下緊密配合、步調一致辭的協調工作。所謂橫向協調，即指票證、監控、財務等各科室融洽和諧的協調工作。 二、辦公室主任應具備的素質與修養 辦公室主任要素質高、修養好。素質包括政治素質、品德素質、心理素質、知識素質四個方面。 政治素質是辦公室主任的首要素質。就是政治上絕對可靠，具有堅定的共產主義理想信念，是“科學發展觀”重要思想的忠實實踐者。 品德素質是除了政治素質以外最基本、最重要的素質之一。要求做到光明磊落，忠誠老實；服從組織，顧全大局；關心他人，助人為樂；公道正派，謙虛謹慎；嚴于律已，廉潔奉公。 心理素質主要包括穩定的情緒、良好的性格、廣泛的興趣和堅強的意志。要求做到：急而不躁，怒而不形，喜而不亢；隨和而不盲從，自信而不固執，忍讓而不獻媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，謹慎而不圓滑。同時，還要從本職工作出發，不以個人愛好為取舍，培養廣泛的興趣，培養興趣的多樣性，以適應工作需要。此外，在工作中不僅要有雷厲風行的作風，還要有善始善終的毅力；不僅在取得成績的時候保持清醒的頭腦，也能為顧全大局而忍辱負重。 知識素質主要包括三方面。一是深厚的理論功底。要求熟知馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論的基本理論和基本知識，掌握其思想體系，特別是“三個代表”重要思想和“科學發展觀”的基本內涵。二是專業知識。不僅要具有辦公室工作的基本知識還要熟知醫院相關的各項法律法規等專業知識，努力成為一個“多面手”。三是寬廣的基礎知識，如歷史知識、社會科學知識等輔助知識，力爭使自己成為一個知識淵博的人。 辦公室主任除了需要具備以上四種素質和不斷加強自身修養外，在工作中還要樹立敬業意識、公樸意識、奉獻意識三種意識。 所謂敬業意識，也就是人們平常所說的干一行、愛一行、專一行，這是做好工作的前提。辦公室主任是個很重要的崗位。能夠為領導和同志們服務，是一件很光榮的事。對于這樣一項重要而又有意義 的工作，不能妄自菲薄，不能見異思遷，而要懷著強烈的事業心和高度的責任感，全身心投入進去，努力把工作干好。通過鉆研學習掌握各種知識，不斷提高思想政治工作水平和專業水平，增強使命感和工作能力。 公仆意識，也可以說是服務意識，就是要當上級領導的公仆，當好廣大職工的公仆，當好司乘人員的公仆，全心全意地為他們服務。當好“公仆”要做到“三心”、“四勤”。“三心”是熱心、誠心、耐心，“四勤”是腦勤、嘴勤、手勤、腿勤。 實實在在地說，當好一名辦公室主任是不容易的。上呈下達、聯絡協調、調查研究、撰寫文稿、謀劃工作、制訂計劃、總結經驗、請示匯報，后勤服務，工作繁雜，平凡而枯燥。所以必須樹立無私奉獻的意識，不計名利，不講報酬，任勞任怨，甘于奉獻。 做一名合格的辦公室主任面對秘書事務雜、任務重的工作性質，不怕吃苦，勇挑重擔，積極適應各種艱苦環境，在繁重的工作中磨練意志，增長才干。加強學習，勇于實踐，博覽群書，不斷積累，在向書本學習的同時注意收集各類信息，廣泛汲取各種“營養”；同時，講究學習方法，端正學習態度，提高學習效率，防止和克服淺嘗輒止、一知半解的傾向。努力培養自己具有扎實的理論功底、辨正的思維方法、正確的思想觀點、踏實的工作作風、周密的組織能力、機智的分析能力、果敢的處事能力、廣泛的社交能力、從而逐步達到“張口能講，提筆能寫，下手能干”的境界。要打破長期形成的心理定勢和思維定勢，勇于發現和糾正自己工作中的缺點、錯誤，不斷調整自己的思維方式和工作方法。 |
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薪資待遇及從業情況 |
薪資待遇： 1. 底薪+績效工資每月約4000元,繳納各項保險（五險一金）、有院齡工資、津補貼、交通補助、全勤獎及其它； 2.每年組織外出學習（醫院全額提供吃、住費用）； 3.生日發放禮物、大型節日發放節日禮品； 4.提供舒適的辦公環境、學習平臺及發展空間； 5.薪資待遇：、免費提供三餐和住宿、 從業情況： 辦公室工作繁雜而重要，成為辦公室主任必須具有優秀的決策能力、應變能力、分析判斷能力、溝通能力、團隊領導能力及解決突發事件的能力，全面保障醫院行政辦公、后勤保障等日常工作的正常運營；有較強的管理、協調能力及工作責任心，具有優秀的執行能力及良好的職業形象和素質。 熟練使用辦公軟，有較強的文字功底，優秀的外聯和公關能力。辦公室主任由于積累了豐富的工作經驗，表現優秀者可提名為副院長人選。 |
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培訓要求 |
專業培訓課程：主要是公文寫作基本規則、常用公文起草要領、辦公室建設與管理三方面的培訓。在公文寫作基本規則中要明確公文寫作的特點是規范性強。 目的是為處理公務服務，排斥個性化寫作。 內容要真實地反映事實，排斥文學手法。格式具有規范體式，符合公文格式標準。表達上采用應用文體，恰當運用公文術語。在領導規定的時間內完成任務。 常用公文起草包括請示、報告、通知的起草，怎樣編寫計劃、怎樣起草總結、編寫會議紀要的要領和領導講話稿及請示的起草。為了寫出好文章要特別注重理論學習和政策學習。既要博覽群書，又要針對工作需要，突出學習重點，不斷開拓視野，作到厚積薄發、運用自如。注重廣泛涉獵各種知識。注重積累工作閱歷。加強辦公室建設與管理包括辦公室人員崗位認知與基本職責、加強辦公室建設、辦公室辦會工作基本規范和加強辦公室的日常管理。 培訓書籍：《怎樣當好辦公室主任》，此書是一本管理者崗位培訓系列叢書。解讀主任的角色要求，把握主任的工作定位，履行主任的基本職責，培養主任的工作作風，設計主任的公眾形象。 自我培訓途徑：到其它醫院參觀，參加各種培訓班、提高班，平時多看報紙、新聞。 |
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