應收賬款催收成功的關鍵三環

作 者：胡俊 來 源：中國會計視野發表日期：2018-07-23

正確的發票開具、及時的付款提醒、快速的爭議解決、是應收賬款管理工作成功的三項關鍵環節。 第一環、正確的發票開具：實務中銷售收款循環中的發票錯誤一直是影響現金回收工作的第一大因素。一、發票錯誤源頭是銷售訂單的交付有瑕疵。在開票工作的前端業務部門，客戶收到的貨物有價格或數量的問題，產生了爭議應收款。但發現環節一般在貨款到期后的一周左右或之前，應收賬款會計與客戶進行對賬工作時。需要銷售部門等業務部門參與進行解決。二、一樣有很多因為銷售折扣等銷售活動中產生的小額促銷費用引起的爭議。還有很多比如超市等大賣場有比較復雜的合同約定，發生了一些不通知直接扣費等，由于發票和單據滯后引起的發票開具問題。三、開具發票時的人為失誤。開具錯了數量或者單價等。當然還有一些客戶對開具發票有特別規定，比如需要客戶送貨單格式并加蓋客戶收貨章，開具內容需要按送貨單內容一致，按客戶的訂單號、料號、計量單位等開具。對于很多客戶來說計算賬期是從收到發票入賬之日起計算的，當然，合同中不一定這樣規定。正確的發票開具是快速回收貨款的關鍵，有爭議或錯誤的發票被退回加上重新開具的時間，都會影響現金的及時回收。所以，出貨后馬上開具發票不一定是最優選擇，最好是可以與客戶進行核對之后，開具正確的發票。讓正確的發票和送貨簽收單、合同副本等送到客戶的應付賬款部門進行記賬。 第二環、及時的付款提醒：正確開具發票后，月末應付賬款會計，將系統中的客戶末付款明細到具體到期日、發貨日、發票號、訂單號、客戶料號、計量單位、數量、單價等詳細對賬單，最好還加上單位正確的收款賬號，對賬聯系人名字、聯系方式等通過電子郵件或者傳真等客戶接受的方式，發送給客戶財務人員。對于其中逾期應收賬款部分和將要到期應收賬款部分，分別向客戶要求給予支付貨款計劃日期。對于客戶反饋的對賬差異，部分應該給予及時查實和反饋，特別是爭議的未決款項，需要分情況處理。第一是因為前期客戶支付的貨款，指定的發票核銷變更等前期差錯的更正等發票核銷問題，需要進行及時處理。第二是因為發票開具錯誤、合同折扣等引起的票據滯后等財務獨立處理的問題，按不同情況權限進行處理。第三是因為貨物質量問題等其他部門需要參與解決的，第一時間聯系業務部門加入參與解決。 第三環，快速的爭議解決: 對于爭議的未決款項快速解決，是建立良好的客戶關系與收回充足可預期現金的平衡。企業客戶都是希望爭議的未決款項取得折扣等經濟回報，但對于企業來說會付出折扣等經濟代價，同時還對于按時收回貨款的現金流入有高估的可能性，特別是當企業有大額未決爭議款項逾期款項的產生時，一般客戶都會運用停止支付所有貨款，停止給予新訂單等手段來讓企業讓步。最好的方法，當然是事前減少和防止爭議款項。在上面正確的發票開具中和及時的付款提醒中已經進行了詳細的說明。并且對于企業未預計到的現金短缺，現金的融資成本是最高的，還有可能面對現金流的斷裂風險。所以，快速的解決爭議未決款項是對企業最好處理方法。對于小額的折扣等引起的成本不高的未決款項可以讓步，讓客戶盡快支付貨款。對于需要業務部門出面解決的比如貨物質量、交貨數量、價格差異等應該快速與業務部門一起解決，可以由業務部門進行問題的查實和核對快速解決，同時與客戶財務部門溝通對沒有差異的部分貨款進行及時支付。