上班前的15分鐘，決定了你一天的工作效率

作 者：彭小六 來 源：簡書發表日期：2016-10-14

　　如何開啟一天高效率的工作?每天從頭忙到下班，好像什么都沒干?忙死了，但是一點成就感都沒有?

　　其實這些問題都很容易解決，你只要學會利用開始工作前的15分鐘就行了。

　　15分鐘能做什么?

　　大概的流程見下圖，如果沒有時間，直接看粗體字就行：

　　

 

　　1.設置好工作區

　　開始一天工作前的第一步，就是講環境干擾因素控制到最低。所以我們需要對自己工位的可視范圍內的東西進行整理。

　　(1)清理電腦桌面

　　還在為滿屏幕的文件不知道怎么分類放置煩惱么?

　　使用fences這個軟件可以在桌面創建分區，特別適合桌面文件很多的人。

　　小六的電腦桌面只簡單的劃分了三個區域：

　　重要不緊急區域

　　放重要項目和任務相關的文件

　　日常工作區域

　　日常辦公進行需要訪問的文件夾快捷方式，將工作內容每日備份

　　臨時區

　　放臨時產生的文件，便于每日清理

　　

 

　　創建桌面分區

　　

 

　　整理快捷方式

　　(2)清理辦公桌面

　　小六工作的頭幾年，桌面是這樣的：

　　

 

　　現在的工作區是這樣的：

　　

 

　　你會發現，原來的桌面的各種小物件全部不見了。

　　A4紙是二次利用的，這樣可以隨時寫下一些想法和代辦事項。

　　(3)水杯倒滿

　　清潔水杯，泡上一杯咖啡或者茶，這樣在開始進入工作狀態的時候，就不會因為口渴而中斷工作，起身再去做這些事情了。

　　(4)手機靜音

　　將手機調成靜音，這樣在開放式的辦公區域，就不會打擾到其他同事。

　　不給別人制造麻煩，就是修養，不是么?

　　(5)查看郵件(不回復)

　　查看郵件，知道有哪些需要回復，哪些需要處理，哪些只是知悉就夠了。

　　所以為什么要提倡大家寫一個高效的郵件標題，因為有時候你只需要看標題，就知道事情的內容和輕重緩急了。

　　2.查看待辦清單(1)建立

　　GTD(Get Things Done)的第一步，就是收集自己所有的代辦事項。

　　

 

　　每日清單管理

　　(2)實時更新

　　當有新的事務產生的時候，你可以通過PC端或者PC段的任務清單軟件實時添加。

　　它的一個處理流程你就要熟練于心：

　　

 

　　時間管理GTD.png

　　(3)上班前查看

　　上班前的15分鐘，小六會選擇查看計劃內的今日代辦事項。

　　然后再將待辦清單全部瀏覽一遍，挑選一些任務設定為今日完成。

　　(4)設定最后期限和任務的7天響應周期

　　代辦事項中特別需要注意的是，快要到最后期限的任務。

　　另外，如果別人拜托你一件事情，但是沒有告訴你截止時間，你可以設置7天后為截止時間，這樣做的原因是，一是對方可能不知道這件事情你能做多久，二是，你自己也不太清楚這個事項的具體內容。所以設定7天為期限，7天內給對方答復，如果確定了內容，可以重新創建任務。

　　3.確定當天最重要的三件事

　　每日清單確定之后，是不是就可以開始干活了呢?

　　根據80/20法則，往往最重要的20%的工作決定了你80%的工作成效。

　　所以我們要學會認清楚哪些是對我這個崗位最重要的20%。

　　《吃掉那只青蛙》這本書中說，如果每天一開始，你能吃掉一直青蛙，這一天里面就沒有什么能難倒你的事情了。

　　“青蛙”就是最重要的事情。每天挑選最重要的三件事情，然后專注去完成他們。即使你只做完第一個，后面沒有完成，也是很有成就感的一件事情，因為最能體現你的工作績效的事情，你完成了。

　　

 

　　標記今天的重要事項

　　4.用番茄鐘估算時間

　　如果你不會估算自己的工作，你會發現經常一天下來排了很多任務，但是每次都做不完。

　　原本以為幾分鐘就可以搞定的，結果花了1個小時。

　　所以提高自己的工作效率，就是并不是說提高速度，而是讓自己越來越精確的判斷一件事情自己要花費的時間。

　　做自己職業的精算師。通過番茄估算，如果你發現工作8小時里面，你的番茄鐘數量超過10個，說明工作量可能偏大了。需要加班或者將一些不重要的任務從今日代辦中移除出去。

　　所以，使用番茄鐘來進行估算時間，番茄鐘的好處是，25分鐘為一個單位。執行起來也很方便，你只需要使用番茄鐘APP來進行記錄就行了。

　　而且番茄鐘的核心功能是，保持專注，讓你保護自己的整塊時間，減少碎片時間的出現。

　　

 

　　使用番茄估算法

　　5.完成自己的需求再幫助別人

　　好啦，15分鐘時間你會發現你做了上面這么多事情。

　　最重要的是，這個15分鐘的整理讓你對今天的工作有了大概的認識，你是會忙成狗還是閑的蛋疼，基本上在這15分鐘里面就已經確定了。

　　但是你也許會發現就算開啟番茄鐘，被打斷總是難免的。那怎么辦呢?

　　小六個人的建議是，除非是你的領導來打斷你，其他同事的打斷，你都可以使用下面這個句型來回應：

　　“我等下找你吧，我正在··· ···”

　　完成自己的需求再去幫助別人，因為你的效率體現在你的產出上，而不是別人給你發的好人卡。

　　當然，我的老板很開明，他一般找我都會先說“6，忙完手上的活，過來一下”，你看，一句話就能看出是高段位的職場人士。

　　最后

　　這15分鐘是在如果在上班前完成，意味著你每天都比身邊的同事早一步進入工作狀態。

　　所以，要不要試試比平時提早15分鐘到公司呢?